Assistant de Direction

Description du Poste

Sous l’autorité du Coordonnateur Central du Projet, l’Assistant(e) de Direction est chargé(e) d’assister le Coordonnateur Central du PAENS et le Responsable Administratif et Financier dans l’exécution des tâches administratives et de gestion courantes. Ce rôle crucial implique la gestion du courrier, le traitement des dossiers, la coordination des communications, l’organisation des agendas et des déplacements, la rédaction de comptes rendus de réunion, et la gestion des relations avec les différents partenaires.

Responsabilités Principales

Gestion du Courrier

• Tenir à jour les registres et le système de classement des courriers arrivés et départs.
• Saisir et mettre en forme tout le courrier sortant pour la signature du Coordonnateur Central.
• Dispatcher le courrier entrant aux destinataires appropriés selon les instructions.

Secrétariat

• Coordonner et superviser tous les travaux de secrétariat de l’Unité de Gestion de Projet.
• Superviser le système de traitement et de classement des rapports.
• Organiser et centraliser la gestion de la documentation de l’Unité de Gestion du Projet.
• Gérer l’agenda du Coordonnateur Central et du Responsable Administratif et Financier.
• Assurer la réception téléphonique et l’orientation des visiteurs.

Administration

• Tenir et mettre à jour les dossiers individuels du personnel.
• Organiser les réunions, séminaires, et ateliers.
• Préparer les missions et les ordres de mission du personnel.
• Tenir à jour le tableau de suivi des demandes de Non-Objection.
• Exécuter toutes autres tâches assignées par la hiérarchie.

Gestion de la Communication et des Relations avec les Partenaires

• Élaborer des documents de communication.
• Gérer les relations avec les partenaires externes.
• Veiller à la salubrité, à la propreté, et à l’entretien des locaux.

Profil du Candidat

• Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en Assistanat de Direction.
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un poste similaire.
• Sens de la planification, de l’organisation et de la méthode.
• Capacité à communiquer efficacement et sens de l’écoute.
• Capacité d’analyse et de synthèse.
• Excellentes compétences rédactionnelles.
• Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de la messagerie électronique.
• Maîtrise de la langue française ; l’anglais est un plus.

Procédure de Recrutement

• Composition du dossier: CV + lettre de motivation
• Date limite de dépôt des dossiers: 11 août 2024
• Dépôt des candidatures: par email à l’adresse électronique candidature@profil.sn, avec en objet du mail l’intitulé du poste.

Environnement de Travail

Le poste d’Assistant(e) de Direction au sein du PAENS offre un environnement de travail dynamique et exigeant. Vous serez au cœur des opérations, jouant un rôle clé dans la coordination et la communication au sein de l’organisation.

En rejoignant notre équipe, vous contribuerez activement à la réussite de nos projets et au développement de nos relations avec les partenaires externes. Si vous êtes un professionnel motivé, organisé et doté d’excellentes compétences en communication, nous vous encourageons à postuler.

Pour Postuler en envoyer votre candidature par email : candidature@profil.sn, avec en objet du mail l’intitulé du poste.

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